Ижевский механический завод автоматизировал документооборот

Ижевский механический завод является одним из мировых лидеров по производству гражданского и боевого стрелкового оружия. Здесь выпускают пистолеты Макарова, Ярыгина, Токарева, револьвер Нагана, винтовку Мосина, противотанковые ружья Дегтярёва и Симонова — каждый год порядка 750 000 единиц. Завод также производит спецтехнику, микроэлектронику, точное стальное литье и другие виды продукции. Это крупное многопрофильное предприятие, и без автоматизации рабочих процессов такому гиганту не обойтись.

Изготовление продукции, в частности производство оружия, – непрерывная деятельность с очень длительным циклом. В ней так или иначе участвуют все подразделения ИМЗ. С помощью собственной ERP-системы завод автоматизирует процесс производства, координирует службы и департаменты. Новым этапом развития стало внедрение BPMS (https://www.elma-bpm.ru/landing/27_reasons_to_bpm.html).

Заводу требовалось оптимизировать документооборот: ручной ввод, долгое согласование документов, сложные маршруты движения приказов, писем, договоров. Казалось бы, все это достаточно типовые задачи, характерные для любой крупной компании. Однако «готовые» решения для электронного документооборота заводу не подошли.

Главный критерий выбора – гибкость системы. Предприятие идет по пути глубоких трансформаций и масштабирования деятельности, план развития формируется с прицелом на несколько лет. ИМЗ искал инструмент, который легко интегрируется с другими ИТ-системами, может быстро адаптироваться к изменениям на предприятии и имеет запас функциональных возможностей для решения будущих задач. Этим требованиям в полной мере отвечала система управления бизнес-процессами ELMA. Завод запустил проект внедрения BPMS.

Автоматизация документооборота ИМЗ началась с трех основных контуров:

• Настройка модуля управления задачами и исполнительской дисциплиной.

• Автоматизация работы с организационно-распорядительной документацией.

• Управление договорами.

В проекте внедрения ELMA активно участвовали руководители подразделений завода, сотрудники ИТ-службы, специалисты отдела организационного развития и юридического департамента. Остальные сотрудники подключались по необходимости.

Меньше бумаги. Благодаря автоматизации заметно сократилось количество бумажных документов на предприятии. Разумеется, осталась документация, отвечающая требованиям законодательства. Например, всегда распечатываются и вживую подписываются приказы управляющего директора ИМЗ.

Автоматическая постановка задач. На базе распорядительной документации формируются поручения исполнителям. Если в тексте приказа есть ответственный, конкретная задача и срок выполнения – система автоматически отправляет поручение исполнителю. Уведомление о новой задаче получает сам сотрудник и его непосредственные руководители.

Оптимизация маршрутов документооборота. Это наиболее значимый этап в рамках автоматизации работы с договорами (https://www.elma-bpm.ru/product/ecm/contract.html). Она в той или иной степени затрагивает каждый департамент завода – можно представить, какое количество персонала вовлечено в этот процесс. Проанализировав требования и пожелания специалистов разных служб, ИМЗ выявил более 200 маршрутов движения договорных документов. Они были оптимизированы. Сегодня в системе ELMA настроены 6 направлений работы с договорами и 20 маршрутов движения документов.

Электронная канцелярия (https://www.elma-bpm.ru/product/ecm/chancery.html). Обработка входящей и исходящей корреспонденции ИМЗ – далеко не тривиальная задача. Поток писем огромный. Настройка электронной канцелярии, позволила разгрузить секретариат предприятия. В работе появился порядок, а официальная переписка ведется только теми специалистами, которым делегировано это право.

Безопасность. Права доступа к документам в системе и полномочия на выполнение действий по бизнес-процессам строго разграничены. ИМЗ относится к предприятиям военно-промышленного комплекса, поэтому безопасность – принципиальный момент.

Сегодня Ижевский механический завод продолжает автоматизацию на базе BPM-системы. Ведется проектирование процессов для управления нормативной документацией: государственные и отраслевые стандарты, инструкции, методические указания. Здесь есть отличия от контура ОРД, так как документы такого типа имеют строгую иерархию и определенные маршруты согласования. Также ИМЗ планирует развивать интеграцию ELMA с модулем финансовой дисциплины завода.