Система ЛЕТОГРАФ внедрена на одном из химических предприятий Казахстана

Казахстанское предприятие ТОО «Объединенная химическая компания» использует систему электронного документооборота ЛЕТОГРАФ. Работы по автоматизации документооборота на основе системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений ЛЕТОГРАФ были проведены специалистами одноименной компании в декабре 2009 года.

«Объединенная химическая компания» была создана в Казахстане в 2008 году. Основная цель деятельности предприятия - разработка и реализация инвестиционных проектов в химической отрасли страны. Уже на этапе создания компании руководство приняло решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Данная система должна была обеспечить эффективную обработку входящей и исходящей документации, предоставить автоматизированные механизмы контроля исполнения поручений и учета документов. Фактически, решение об автоматизации подтверждало системный подход руководства предприятия к организации бизнес-процессов.

В качестве ключевых задач будущей системы руководство предприятия определило:

• реализацию эффективных механизмов контроля исполнения поставленных задач и повышения исполнительской дисциплины персонала,

• обеспечение высокой скорости согласования исходящей документации, и соответственно, реакции компании на входящую документацию,

• обеспечение оперативности и качества обработки документов.

При выборе программного решения для построения системы документооборота был сформулирован ряд технических требований. Перечень требований включил в себя обязательное наличие механизма построения отчетов; перспективные возможности интеграции решения с ПО Lotus; возможность проведения в дальнейшем дополнительной настройки системы силами специалистов заказчика.

Рассмотрев решения для автоматизации документооборота, представленные на рынке, специалисты предприятия выбрали систему ЛЕТОГРАФ. Ключевыми факторами выбора стали успешный опыт использования этой системы в одной из сестринских компаний заказчика в сочетании с существующими возможностями гибкой настройки системы, а также богатый опыт специалистов ЛЕТОГРАФ по реализации проектов аналогичной сложности.

В течение месяца на предприятии были внедрены основные функциональные блоки программного решения «ЛЕТОГРАФ.Основа». Данный программный продукт является веб-решением и предназначен для автоматизации стандартных процедур документооборота, таких как регистрация и согласование документов, поддержка электронного архива и контроль исполнения поручений. Значимым преимуществом для заказчика стали возможности дальнейшего развития функциональности решения за счет использования интеграционной платформы ЛЕТОГРАФ.Ансамбль, которая позволяет организовать эффективное взаимодействие с любой информационной системой. Настройка системы была проведена однократно на основном сервере, а дальнейшая работа сотрудников заказчика осуществлялась путем доступа к системе через веб-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу.

В декабре 2009 г. система сдана в промышленную эксплуатацию. В результате проекта внедрения были автоматизированы основные функции документооборота ТОО «Объединенная химическая компания». В настоящее время документы предприятия хранятся в электронном архиве, доступ к которому в соответствии с прописанными ролями имеют все сотрудники организации. Процессы согласования исходящей документации и регистрации входящей документации проходят максимально оперативно. Налажен механизм контроля исполнения поручений. Благодаря гибкой настройке отчетов по заданным параметрам у руководства появилась возможность контролировать ход исполнения документов в режиме реального времени.

«Разрабатывая решение «ЛЕТОГРАФ. Основа» мы ставили своей задачей предложить оптимальный продукт для организаций, стремящихся сократить затраты времени и ресурсов на обработку документов, обеспечить контроль исполнительской дисциплины и организовать удобное хранение информации и доступ к ней, - рассказывает Евгений Визгалов, зам.директора по консалтингу ЛЕТОГРАФ. – В данном проекте мы не только смогли в полной мере решить задачи заказчика в максимально сжатые сроки, но и помогли выстроить бизнес-процессы и определить системные роли сотрудников в ходе осуществления документооборота предприятия. Большую помощь и поддержку в ходе реализации проекта мы получили от руководства компании, обеспечившего закупку необходимого аппаратного обеспечения, своевременную подготовку необходимых для работы системы справочников, организационную поддержку».

О компании ТОО «Объединенная химическая компания»

Товарищество с ограниченной ответственностью «Объединенная химическая компания» создано решением Совета директоров АО «Фонд национального благосостояния «Самрук-Қазына» для разработки и реализации инвестиционных проектов в химической отрасли. Компания занимается организацией и проведением исследований, экспертиз и иных работ, необходимых для реализации инвестиционных проектов в химической отрасли.

www.ucc.com.kz

Информация о компании ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – динамично развивающаяся российская компания, разработчик программного обеспечения для государственных и коммерческих организаций. Компания предоставляет полный комплекс услуг по повышению конкурентоспособности организации и эффективности работы сотрудников клиентов за счет внедрения современных методов управления бизнес-процессами, перехода к безбумажной форме работы с информацией, управления электронными знаниями и интеграции приложений. Приоритетной задачей для ЛЕТОГРАФ является достижение максимальной эффективности бизнеса клиентов и партнеров компании за счет индивидуального подхода к каждому из них. ЛЕТОГРАФ – единственное на рынке решение, позволяющее комплексно решать задачи управления документами (ECM), автоматизации бизнес-процессами (BPM) и интеграции корпоративных приложений (EAI).

www.letograf.ru