ELMA автоматизирует документооборот теплоэнергетического предприятия «Одинцовская теплосеть»

Коммунальное теплоэнергетическое предприятие «Одинцовская теплосеть» обслуживает более 120 км магистральных и квартальных тепловых сетей, котельные и центральные тепловые пункты на территории Одинцовского района. В состав предприятия входят 7 энергорайонов, 3 производственных участка, автотранспортная и аварийно-диспетчерская службы.

Предприятию требовалось автоматизировать процессы документооборота, оптимизировать маршруты движения документов и ускорить их обработку. Для достижения поставленных задач был реализован проект внедрения системы ELMA.

Сертифицированным партнером ELMA компанией «Метапрок» были выполнены:

• Настойка сервера, установка BPM-системы и приложения для электронного документооборота ELMA ECM+.

• Установка пакета готовых бизнес-процессов «Канцелярия+».

• Обучение администратора системы, состоящего в штате компании-заказчика, на примере настройки и сопровождения работы нескольких маршрутов движения документов.

Мы побеседовали с заместителем генерального директора АО «Одинцовская теплосеть» Леонидом Корниенко о задачах, которые ставились перед ИТ-системой, результатах внедрения и планах по дальнейшей автоматизации бизнес-процессов теплоэнергетической компании.

Леонид, расскажите, какие задачи ставились перед ИТ-системой и удалось ли их решить?

Леонид Корниенко: Работа крупного коммунального предприятия сопровождается огромным документопотоком. Внедрение автоматизированной системы позволило навести порядок в маршрутах движения документов, увеличить скорость их обработки и повысить уровень контроля над выполнением распоряжений в рамках резолюций. Кроме этого, система электронного документооборота минимизировала время на поиск документов и позволила значительно снизить риски их потери.

По каким критериям вы выбирали ИТ-систему?

Леонид Корниенко: Главным критерием была возможность самостоятельно создавать маршруты движения документов, а также оперативно изменять уже автоматизированные процессы без привлечения разработчика. Для нас было важно, чтобы система могла подстраиваться под наши требования без необходимости дополнительных вложений в доработку или адаптацию ИТ-решения.

Другими важными критериями были: простой и понятный для нетехнических специалистов интерфейс решения; наличие единого корпоративного портала для обмена сообщениями внутри системы, возможность ставить разовые задачи по документам вне настроенных маршрутов. Система ELMA подошла нам по всем пунктам.

Как сотрудники предприятия восприняли новый инструмент?

Леонид Корниенко: Сотрудники практически сразу стали работать в системе. Привыкание прошло быстро и безболезненно. Сегодня мы уже работаем по новым маршрутам движения документов, которые настроили сами – в дополнение к процессам, которые были в пакете «Канцелярия+», или настроены на этапе внедрения.

Что можете посоветовать тем, кто пока только задумывается о внедрении автоматизированных систем. На что обратить внимание?

Леонид Корниенко: Я бы посоветовал выбирать систему, которую можно администрировать с минимальным участием внешних разработчиков. Кроме этого, даже если вы внедряете специализированное решение, например, систему электронного документооборота, все равно думайте наперед. Что будет в случае, когда вам потребуется автоматизировать другой участок работы компании? Вы будете внедрять новый ИТ-продукт и интегрировать его с вашей системой?

В ELMA разработана удобная система прикладных приложений для бизнеса. Они реализованы на базе одной платформы, поэтому хорошо дополняют друг друга. Можно установить одно приложение ELMA ECM+, а затем дополнять его решениями CRM+ или ELMA KPI, устанавливать новую ИТ-платформу не потребуется. Фактически это полноценное решение, которое позволяет постепенно автоматизировать работу всего предприятия, не вкладываясь в новый софт и интеграцию разрозненных ИТ-систем.