«Облачные» решения на «1С:Предприятие 8» помогают ГУО мэрии Новосибирска

Специалисты «1С-Рарус» автоматизировали учет финансово-хозяйственной деятельности и консолидации отчетности муниципальных учреждений системы образования г. Новосибирска. Новая информационная система создана на основе «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» и «1С:Свода отчетов 8 ПРОФ» и развернута в собственном «облаке» ГУО мэрии. Унифицирована методология ведения бухгалтерского учета на 1200 рабочих местах, сокращено время на сбор, проверку и консолидацию данных. Длительность проведения отчетной кампании уменьшилась с нескольких недель до нескольких дней. Руководство ГУО мэрии получило возможность в онлайн-режиме контролировать деятельность всех подведомственных учреждений. Переход на облачную систему 1С позволил добиться значительной экономии бюджетных средств на модернизацию вычислительной техники и поддержку системы.

Главное управление образования мэрии города Новосибирска (ГУО мэрии) занимается организацией предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного, начального общего, среднего общего и дополнительного образования.

В ходе реформирования муниципальной системы образования Новосибирска перед ГУО мэрии встали задачи усиления роли внешнего и внутреннего финансового контроля и аудита в обеспечении достоверности и своевременности бухгалтерской информации.

Ранее бухгалтеры 507 подведомственных ГУО мэрии учреждений – школ, детских садов, учреждений дополнительного образования – собирали и формировали регламентированную отчетность в разрозненных программах и в виде отдельных файлов отправляли ее по электронной почте кураторам. Кураторы консолидировали отчетность по своему району и перенаправляли ее в ГУО мэрии. При выявлении ошибок данные возвращались обратно в учреждения и цикл сбора отчетности повторялся. Много времени тратилось на многочисленные исправления и пересылку файлов. Кроме того, сложно было отслеживать обновления релизов программ, форм отчетности, кодов бюджетной классификации на рабочих местах бухгалтеров, кураторов, сотрудников ГУО.

Мэрия г. Новосибирска объявила аукцион на внедрение «Автоматизированной системы учета финансово-хозяйственной деятельности и консолидации отчетности муниципальных учреждений системы образования города Новосибирска», которая позволила бы унифицировать методологию ведения учета, организовать оперативный сбор и консолидацию отчетности учреждений, сократить время на проведение отчетной кампании. Победителем в конкурсе стал новосибирский филиал «1С-Рарус» – один из лидеров федеральных рейтингов Центров компетенции 1С по бюджетному учету и образованию, имеющий обширный опыт автоматизации учреждений госсектора.

Ключевые итоги проекта

• Новая система охватила 1200 рабочих мест ГУО мэрии и 507 подведомственных ему учреждений. Создан собственный Центр обработки данных (ЦОД), оснащенный необходимыми серверными мощностями. Базы данных пользователей хранятся исключительно в ЦОД, без выгрузки на локальные рабочие станции пользователей. Пользователи подключаются к информационным базам через Интернет, используя веб-браузеры или режим «тонкого клиента». Это обеспечило необходимую производительность системы и сохранность данных, а также позволило сэкономить значительные средства на модернизацию вычислительного оборудования и поддержку системы.

• С помощью веб-сервисов бухгалтерская отчетность экспортируется из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» напрямую в программу «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ», где автоматически собирается, проверяется и консолидируется. ГУО мэрии без дополнительных финансовых затрат или использования сторонних программных продуктов получает автоматически сформированную регламентированную бухгалтерскую отчетность. В результате количество специалистов, задействованных в процессе консолидации отчетности, уменьшилось в 2 раза. Время на проведение отчетной кампании сокращено с нескольких недель до нескольких дней. По оценкам «1С-Рарус», экономия рабочего времени для бухгалтеров 507 учреждений системы образования Новосибирска составила 15 096 человеко-часов ежегодно.

• Выполнена интеграция «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» с программой, использующейся в муниципальном казначействе и подведомственных учреждениях для формирования платежных поручений, договоров, бюджетных обязательств, а также с биллинговой системой – для обмена информацией о родительских платежах. Это помогает оперативно контролировать обмен платежами между всеми участниками образовательного процесса.

• Разработана и внедрена единая для всех подведомственных учреждений ГУО методология бухгалтерского учета. Специалисты ГУО мэрии получили онлайн-доступ ко всем информационным базам учреждений системы образования в «облаке» организации. Это помогло усилить контроль за своевременностью внесения в систему данных, объемом обработанных документов, предоставлением отчетов и составлением сводной отчетности. Ускорился обмен данными между ГУО мэрии, кураторами и бухгалтерами учреждений. Организован внутриформенный и межформенный контроль показателей отчетных форм. В целом, это привело к повышению достоверности отчетности, и теперь ГУО мэрии больше времени уделяет анализу основных показателей финансово-хозяйственной деятельности учреждений.

• Организовано оперативное централизованное обновление системы, комплекта регламентированной отчетности и бюджетной классификации. По настроенному расписанию на серверах ЦОД регулярно создаются резервные копии информационных баз учреждений. Все обновления выполняются во внерабочее время и без отрыва сотрудников от основной деятельности. Это помогло ГУО мэрии сэкономить бюджетные средства на сопровождение системы.

• Для сопровождения пользователей системы в компании «1С-Рарус» организована отдельная линия консультаций, проводятся курсы по повышению квалификации бухгалтеров учреждений, семинары, посвященные изменениям в законодательстве и новшествам в программных продуктах.