«Русская Чайная Компания» после внедрения «1С» не боится кризисов

«1С-Архитектор бизнеса» автоматизировал с помощью системы «1С:Управление производственным предприятием» деятельность «Русской Чайной Компании», которая является одним из лидеров чайного бизнеса в России. Если раньше в компании на формирование аналитических отчетов уходило по несколько часов, то сегодня — несколько секунд. Организованы оперативные закупки материалов и товаров, оптимизирована загрузка фасовочной линии, исключены простои оборудования, повысилась точность расчета себестоимости. Сокращены затраты на логистику, обеспечена оперативная доставка товара покупателям, повысилась лояльность клиентов. Руководство компании отмечает своевременность внедрения новой системы, которая в нынешних непростых экономических условиях позволяет принимать быстрые, целесообразные и взвешенные управленческие решения. В ближайшее время планируется дальнейшее развитие компании, в частности – открытие собственного производства чая в России.

«Русская Чайная Компания» является одним из лидеров отечественного чайного рынка. Основанная в 1998 году, компания одной из первых начала оптовые продажи весового чая в России. Сегодня компания предлагает товары из различных стран мира, в том числе Китая, Цейлона, Индии. Компания поставляет на российский рынок более полутора тысяч наименований чая, кофе, сладостей, травяных и фруктовых смесей, посуды и аксессуаров для чаепития и чайных церемоний. Развивает собственную розничную и франчайзинговую сети, планирует создать собственное производство. Сейчас в Москве работает фасовочная линия «Русской Чайной Компании», где пакетируется чай (в том числе под торговыми марками сетей Metro Cash & Carry, «Азбука вкуса», «Перекресток», «Монетка»), в дальнейшем предполагается начать блендирование и купажирование, то есть, производство собственных сортов чая.

Клиентская база «Русской Чайной Компании» насчитывает около 2 500 покупателей, база поставщиков — 500 компаний, складская номенклатура — 5 000 единиц хранения, включая комплектующие для продуктов, склад рассчитан на 8 000 палетомест. В день сотрудники компании обрабатывают от 100 до 300 заказов, при этом каждый заказ может содержать от нескольких десятков до более тысячи ассортиментных позиций.

Таким образом, каждый день менеджменту предприятия нужно решать множество задач, в том числе:

контролировать закупочные цены, долю импорта и расчеты с таможней, влияние на них валютного курса и гибко управлять ценнобразованием;

отслеживать изменение запасов, чтобы планировать закупки и продажи, оперативно управлять закупками;

вести учет затрат, анализировать причины их повышения или снижения;

точно рассчитывать себестоимость продукции, рентабельность продаж;

контролировать текущее состояние взаиморасчетов с покупателями и поставщиками.

Использовавшаяся ранее информационная система перестала эффективно решать эти задачи. На поиск нужной информации уходило много времени, подготовка аналитической отчетности задерживалась, что негативно сказывалось на скорости принятия решений. В частности, отчеты о состоянии складских запасов или по плану продаж могли формироваться лишь по итогам прошедшего дня, и менеджеры весь день работали со вчерашними данными, не имея на руках актуальной информации. Компания упускала выгоду или несла убытки, которых можно было избежать. Кроме того, система не поддавалась масштабированию: несмотря на потребность увеличить число операторов в связи с развитием бизнеса, компании пришлось остановиться на 15 автоматизированных рабочих местах, так как рост их количества негативно сказывался на работоспособности базы данных.

Чтобы повысить эффективность управления бизнесом, получить доступ к оперативным данным, а также продолжить развитие предприятия, руководство «Русской Чайной Компании» решило оптимизировать информационную систему. Было решено объединить все процессы управления и учета в системе на платформе «1С:Предприятие 8». Для реализации проекта была приглашена компания «1С-Архитектор бизнеса», специалисты которой предложили наиболее удобную схему управляемого перевода предприятия на новую систему.

Поскольку «Русская Чайная Компания» изначально заявила о своем намерении в ближайшее время развивать производство, за основу для новой информационной системы было выбрано решение ERP-класса — «1С:Управление производственным предприятием». Всего в новой системе было автоматизировано 50 рабочих мест.

Основные результаты проекта:

- Упростилось и в несколько раз ускорилось формирование ключевых аналитических отчетов. Если раньше отчеты о состоянии кредиторской и дебиторской задолженностей, складских запасов (в доступе и вне доступа), по производственному плану, заказам покупателей, поставщикам с анализом товаров в пути, анализом актуальности резервов формировались в системе только по итогам прошедшего дня, то сегодня они доступны в режиме реального времени. Например, отчеты по заказам поставщикам с анализом закупочных цен менеджеры формируют всего за 20 секунд. Благодаря этому повысилась скорость работы с поставщиками, управление закупками стало более оперативным и гибким. Например, если валютный курс изменился и, соответственно, изменились цены на определенные товары (закупочные цены в системе привязаны к текущему курсу Центробанка РФ), менеджеры сокращают или увеличивают закупку каких-либо партий товара, подбирают альтернативу. В результате оптимизированы закупки, товар закупается по наиболее выгодным ценам. При этом, если раньше для ведения закупок требовалось пять человек, сегодня с тем же объемом работ справляются два сотрудника, остальным поручены новые обязанности.

- Оптимизирована загрузка фасовочной линии, исключены простои оборудования. При поступлении новых заказов менеджеры сразу же рассчитывают точные сроки производства и сообщают их клиентам, что позволяет повышать лояльность заказчиков.

- Повысилась точность и прозрачность расчета себестоимости продукции, так как теперь в нее включены абсолютно все связанные с производством расходы, в том числе издержки на содержание и ремонт оборудования и помещений за учетный период, затраты на зарплату сотрудникам, отработавшим конкретную смену. На основании этих данных руководство сравнивает выгодность производства определенных видов продукции, управляет рентабельностью производства и сокращает издержки, поддающиеся коррекции.

- Если раньше менеджеры по продажам, чтобы проверить состояние взаиморасчетов с заказчиками, могли оперировать только данными вчерашнего дня, сегодня они сразу же получают информацию о произведенных клиентами оплатах, как только в систему поступают соответствующие уведомления от банка. Благодаря этому товар отгружается день в день, строго в соответствии с последними платежами от заказчиков, а значит, растет товарооборот компании и лояльность клиентов.

- В системе организовано оперативное планирование доставки товара, усовершенствованы процессы документооборота. В результате уменьшилась длительность простоев автотранспорта, сокращены излишние затраты на логистику. Как только создается заявка на доставку груза или поездку экспедитора, в системе автоматически формируется маршрут на определенного водителя. При этом к маршруту автоматически прикрепляется соответствующий комплект отгрузочных документов с маршрутным листом и доверенностью. В случае изменения маршрута или состава груза (например, от клиента пришла очередная оплата и для него отгружается дополнительный товар) комплект документов автоматически актуализируется – его остается только распечатать и передать водителю при отправке транспорта. Таким образом, водители без задержек выходят в рейсы, исключена путаница и лишние трудозатраты при подготовке сопроводительных документов.

- В системе реализован механизм автоматического пересчета цен на импортные товары с учетом актуального валютного курса. Менеджеры теперь своевременно сообщают покупателям об изменении цен и в случае необходимости договариваются с ними об изменении заказа. Таким образом удается сохранять и повышать уровень лояльности покупателей даже в период роста цен на отдельные позиции товаров.

После автоматизации всех операций по приему импорта (ввод ГТД, расчет таможенной стоимости, прием на склад с регистрацией ГТД и др.) исключены ошибки, которые раньше приводили к убыткам. Например, полностью исключен риск переплаты в случае ошибочного расчета таможенной пошлины, так как теперь контроль за точностью таможенных расчетов осуществляется автоматически, без влияния человеческого фактора.

Руководитель «Русской Чайной Компании» положительно оценивает результаты внедрения новой системы: «Мы добились всех целей, какие ставили перед началом проекта. Во-первых, это масштабируемость системы. Мы пока не перешагнули тот порог, который обозначили перед началом внедрения – 50 автоматизированных мест, но мы уже видим, что и сотня будет нормально работать. Мы подсоединили наши удаленные представительства – в Петербурге и Краснодаре. Они сегодня напрямую работают в системе, и мы видим, что это никак не влияет на ее скорость, она из-за этого ничуть не тормозит. Это, кстати, вторая цель, которую мы перед собой ставили: высокая производительность. Сегодня мы тратим несколько секунд на такой запрос, который прежней системе пришлось бы обрабатывать сутками. В-третьих, удалось минимизировать трудозатраты и ошибки. Все менеджеры получают данные из единой системы, и это исключает противоречия при принятии решений разными подразделениями.

Все это позволяет нам сегодня быстро реагировать на любые изменения на рынке. Это архиважно, когда доллар сегодня стоит 70 рублей, вчера – 50, а завтра – неизвестно сколько. Нет времени ждать, решения надо принимать сейчас. И, к счастью, в руках у нас полностью заточенный инструмент, который сию минуту выдает нам все данные, в которых мы нуждаемся. Мы получили этот инструмент очень вовремя. При этом, заметим, кризисы приходят и уходят, а мы смотрим вдаль. Стратегическая цель компании – начать производство чая здесь, в России. Мы эти планы точно реализуем. И в этом нам поможет информационная система».