Автоматизация оптовой торговли: резервирование в ведении бизнес-процессов торговой компании

Согласно экономическому словарю, резерв – запас чего-либо на случай надобности; источник, из которого черпаются специально сохраняемые ресурсы при острой необходимости их использования. Применительно к информационным системам в торговле резервом можно назвать количество товара, «заблокированного» определенным пользователем под определенную сделку. То есть продавец при формировании заказа создает гарантированный запас, который в последствии будет отгружен покупателю.

Иными словами, резерв – это защита от того, что пока сделка будет регистрироваться и проводиться, наш товар не заберут в другой заказ другому клиенту. Но в корпоративной информационной системе с помощью резервов можно не только «бронировать» товар для конкретной продажи, но также отслеживать потребность в запасах, вести планирование закупок.

«Бронирование» для одного заказа на одном складе – это достаточно общая ситуация. Ведь товара может не быть в запасе в данный момент. Или отгрузить нужно со склада А, а товар есть на складе Б. Или есть на складе Б, но опять не в полном объеме. А может быть, на складе В тоже есть, но склад В находится в другом городе.

Посмотрим, как можно использовать резервирование в торговой информационной системе для этих и не только этих ситуаций.

1. Резервирование на разных складах

Зачастую в компаниях функционирует несколько складов. Как расположенных относительно рядом (например, основной склад и склад образцов), так и значительно удаленных друг от друга территориально (в разных районах, в других городах и даже странах). Информационная система должна решать и такие вопросы. Может случиться так, что товар есть у компании, но хранится он не на складе, с которого требуется произвести отгрузку. При этом нужное количество никак не задействовано, а возможно и вообще не востребовано именно на этом «свободном» складе или в этом филиале компании. То есть его незачем закупать для нужд другого подразделения, когда можно просто зарезервировать, а затем переместить, куда необходимо.

При резервировании на разных складах товар в любом случае будет подвержен перемещению. Но в зависимости от того, кто поставил резерв, последовательность операций будет различной.

Резерв всегда удобнее устанавливать сотруднику, который формирует сделку и готовит ее к следующим этапам обработки. Это может быть менеджер по продажам (назовем его продавцом) или, например, оператор. Ответственность у двух этих ролей в системе (да и в реальной работе компании) весьма отличается. В целях недопущения ошибок с недостачей товара и других нюансов в программе необходимо вводить совокупность ограничений и прав доступа, распространяющихся в том числе и на склады, и на управление резервами.

Если у сотрудника, которому потребовался резерв, нет прав «бронировать» товар на чужом складе, он оставляет заявку на резерв. Его коллега, распоряжающийся резервом на данном складе, получает уведомление о создании заявки, проверяет товар на наличие, отсутствие резервов в других заказах и подтверждает заявку. После чего оформляется документ перемещения, если требуется – заявка на отгрузку, и товар переходит на целевой склад.

При установке резервов во время подбора товара для осуществления сделки нужно также помнить, что перечень позиций может быть достаточно велик. Поэтому для комфортной работы стоит предусмотреть в системе настройки, позволяющие автоматически резервировать все товары сделки на всех возможных складах (и «своих», и «чужих»), или на только доступных («своих»), или на итоговом складе отгрузки.

2.Передача в другой заказ

Конечно, все клиенты для нас важны. Но может возникнуть ситуация, что двум заказчикам необходим один и тот же товар, резерва которого хватит только одному. При этом у первого положение не слишком критическое и он не против подождать следующей поставки. Тогда с согласия клиентов можно перенести резерв из одной сделки в другую.

В этой задаче может быть несколько вариантов: передача между своими заказами, передача от одного сотрудника другому. Также как и с резервами на разных складах, при передаче нужно как-то документально показать необходимость операции, то есть требуется создать заявку на передачу, после чего заявка подтверждается или отклоняется.

Для передачи резерва в информационной системе для торговли удобно иметь функционал просмотра резервов товара в других заказах, и также просмотра списка заявок на передачу резервов в другие заказы.

3.Резерв в пути

Предположим, что поступил заказ от клиента и в ходе формирования спецификации выяснилось, что какого-то товара на складе нет. Его следует закупить. Но в фирме чуть ранее уже был оформлен заказ к поставщику на этот товар для обеспечения страхового запаса предприятия, то есть для своих собственных нужд. Тогда почему бы не установить резерв на этот самый груз. Ведь по сути товар уже наш и это все равно, что мы закажем его еще раз.

Иными словами, резерв в пути – это виртуальный резерв, как бы резерв в уме, поскольку товара физически еще нет на складах (в качестве склада выступает заказ на покупку). Соответственно, если пропала необходимость в этом товаре (клиент передумал, нашел другой источник, случилась поставка с избытком), такой резерв проще и отменить. Ведь если «заблокирован» реальный товар, то при изменении количеств, нужно пересмотреть достаточно большой объем документов.

4.Закупки и отгрузки

Допустим, резерв был установлен, но выяснилось, что товара все равно не хватает и требуется заказать его у поставщика. При этом если закупать недостающее количество отдельно, то после поступления продавцу придется снова открывать сделку, искать полученные позиции и снова ставить резерв. Все это довольно долго и не исключает вероятности пропусков поступлений и несвоевременного резервирования, а значит и отгрузки. Поэтому в системе управления торговлей нужно иметь функционал, позволяющий создавать закупки с учетом имеющихся резервов сразу на то количество, которое необходимо для сделки, причем после приемки товара складом на нужное количество сразу установится резерв под ту сделку, из которой была инициирована закупка.

Отгрузки также можно создавать на основе установленных резервов (даже если резерв частичный, но клиента устраивает поставка партиями). Причем резерв здесь может быть использован в качестве инструмента контроля при отгрузках, предотвращающего отгрузку количества большего, чем требуется.

5.Сроки резервирования

При ведении торговли возникают различные ситуации, иногда складывается так, что сделки могут не состояться по каким-либо причинам или затянуться по времени выполнения. Появляется угроза просроченного резерва, то есть когда товар забронирован, но не востребован и он не может быть отгружен для других сделок. Для подобных случаев в системе стоит иметь настройку, позволяющую ограничивать все резервы определенным количеством дней, по истечении которого резерв будет автоматически сниматься и возвращаться в доступное для использования количество.

Также можно ограничивать сроки резервирования для гарантии оплат клиентом: если определенная часть суммы не поступит к указанной дате – резерв будет аннулирован.

Таким образом, подводя итог данной статье, отметим, что резервирование в автоматизации торговли можно рассматривать как инструмент с достаточно широким применением во многих бизнес-процессах торговой компании: в продажах, закупках, отгрузках и даже при производстве собственной продукции.

Александра Перова, бизнес-аналитик компании «Оремакс»