"Апогей-Металл" управляет бизнесом с помощью комплексной системы, созданной "Первым БИТом"

Савеловский офис компании "Первый БИТ" завершил комплексный проект по созданию системы управления в компании "Апогей-Металл". Автоматизированная система создана в результате интеграции линейки собственных программных продуктов "БИТа" с решениями "1С" и других вендоров: "1С:Управление торговлей", "БИТ:CRM 8", "1С:Бухгалтерия", "БИТ.Финанс", "Infinity IP АТС", "1C:Оценка персонала", "1С:Зарплата и управление персоналом", "1С:Битрикс" и QlikView. В результате достигнуто полное функциональное покрытие всех потребностей предприятия для целей учета и управления бизнесом.

Компания "Апогей-Металл" – сетевая компания в России, специализирующаяся на поставках металлопроката и заготовок для машиностроительного сектора, металлургии и нефтегазовой отрасли. Предприятие обладает развитой региональной сетью (12 филиалов, 4 логистических центра), входит в 10-ку крупнейших поставщиков металлопроката для промышленности России, Казахстана, Белоруссии и других стран ближнего зарубежья. На складах компании постоянно находятся до 40 000 тонн металлопроката (круг, шестигранник, поковка, лист), в круглосуточном режиме функционируют производственные цеха, обеспечивая кратчайший срок производства заготовок в 1-3 дня.

Предпосылками для начала проекта стал рост бизнеса, в результате которого при увеличении клиентской базы потребовалось сохранить на привычно высоком уровне качество сервисов для заказчиков. Ручное управление коммуникациями с клиентами накладывает некоторые ограничения при росте количества поставок и расширении географии регионального присутствия, поэтому руководством "Апогей-Металл" было принято решение о начале сотрудничества с Савеловским офисом компании "Первый БИТ" с целью автоматизации бизнес-процессов.

На первом этапе имеющаяся в арсенале ИТ-службы программа "1С:Управление торговлей" была бесшовно интегрирована с "БИТ:CRM 8", функционал CRM-решения встроен в программный продукт "1С" в качестве дополнительных модулей, что позволило работать со всеми данными в единой информационной базе, не применяя механизмов обмена. "БИТ:CRM 8" дает организациям преимущество в реализации клиентоориентированной стратегии без приобретения дорогостоящих решений по управлению торговлей и продажами. Программный продукт "1С:Управление Торговлей 8" обеспечивает высокий уровень автоматизации ведения оперативного учета, оформление всех необходимых документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Внедрение этих программных продуктов позволило существенно оптимизировать работу клиентских подразделений, повысить эффективность каналов продаж и наладить оперативную работу с клиентами. Созданная в результате интеграции система обеспечивает полную автоматизацию коммерческих подразделений компании и решает весь спектр задач, связанных с управлением взаимоотношениями с клиентами.

Следующим шагом для обеспечения комплексного обслуживания заказов была реализована интеграция с IP-телефонией "Infinity IP АТС" и сайтом, созданным на базе "1С:Битрикс". Разработка сайта в составе единой интегрированной системы включила в себя создание инфоблоков, разделов и статических страниц, создание функционала "Личный кабинет", функционала "Обратная связь" (с возможностью выбора адресата), "Заказать звонок", разработку функции "Контроль заказа", создание каталога продукции (с фильтрами), создание возможностей для обработки и ведения заказа (возможность выгрузки из "1С:УТ" на сайт и обратно, по мере изменений статуса заказа).

Таким образом, интеграция и внедрение нескольких программных продуктов обеспечили автоматизацию всего комплекса бизнес-процессов коммерческой службы компании "Апогей-Металл", в том числе прием заказов через сайт с автоматическим online-пересчетом их стоимости, прием заказов по телефону с формированием заявки и карточки нового клиента в CRM-системе, контроль исполнения заказов, оформление всех первичных документов торгового и складского учета, управление товародвижением и анализ товарооборота, оптимизация складских запасов, планирование закупок, производства и поставок.

Система управления внутренними информационными ресурсами компании "Апогей-Металл" построена на базе "1С-Битрикс: Корпоративный портал" – использованы все типовые возможности продукта для коллективной работы над задачами и документами, для эффективных внутренних коммуникаций и передачи информации создана и настроена база знаний по принципу Wiki.

Комплексная автоматизированная система обеспечила Руководство и рядовых сотрудников мощным инструментарием для планирования, осуществления повседневной работы, контроля и управления бизнесом на основании различных аналитических данных. Эффективность работы сотрудников выросла в 1,3 раза за счет автоматизации рутинных операций, ведения учета в реальном масштабе времени, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Для ведения бухгалтерского учета система обеспечивает автоматический подбор необходимых данных и их передачу в "1С:Бухгалтерия 8".

Не менее важным фактором для реализации стратегии поддержки высокого уровня обслуживания заказчиков руководство посчитало развитие компетенций и оценку сотрудников. Для возможности проведения аттестаций сотрудников компании, реализации проекта по оценке компетенций сотрудников, организации оперативного доступа к исчерпывающей информации о профессиональном уровне своего персонала, руководством компании "Апогей-Металл" было принято решение о приобретении и внедрении специалистами компании "Первый БИТ" программного продукта "1С: Оценка Персонала". Для автоматизации процессов управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы реализовано встраивание в единую систему управления прикладного решения "1С:Зарплата и управление персоналом".

Для возможности консолидации бюджетов филиалов компании, ускорения процедуры согласования, а также ведения план-фактного анализа, экспертами "БИТа" была интегрирована "1С:УТ" с программой "БИТ.ФИНАНС". Программный продукт обладает достаточным функционалом для решения поставленных задач, а также позволяет получить объединенную конфигурацию для ведения учета, формирования бюджетов и контроля затрат. В "БИТ:ФИНАНС" реализована подсистема настройки на пользовательском уровне произвольных моделей финансового учета на основе механизмов трансляции, независимых хозяйственных операций, универсальных настроек распределения и закрытия счетов, интерактивных многомерных бухгалтерских отчетов. Это позволяет вести в одной системе все виды учета, отталкиваясь от данных первичных документов. В компании действует система согласования заявок на оплату.

Система бюджетирования построена на следующих бизнес-требованиях к автоматизации:

• Единая база для осуществления управленческого и оперативного учета на базе конфигурации "1С: Управление торговой организацией";

• Планирование, контроль исполнения и план-фактный анализ Бюджета Доходов и Расходов (БДР) – управление доходами и расходами Компании, оценка рентабельности деятельности как в целом по Компании, так и по структурным подразделениям, филиалам;

• Планирование, контроль исполнения и план-фактный анализ бюджета продаж, бюджета постоянных коммерческих расходов, переменных коммерческих расходов, складских расходов, производства, административных расходов.

Для анализа деловой информации и принятия высокоэффективных решений, в ИТ-структуру компании "Апогей-Металл" включена платформа QlikView – теперь пользователи получили возможность настройки отчетов о результатах деятельности в различных разрезах и оценивать положение дел благодаря консолидации важных данных из различных источников в едином приложении, наглядному их представлению с помощью эффектной современной графики, работе в интерактивном режиме с приложениями, информационными панелями и аналитическими инструментами.

Результаты проекта:

• Автоматизировано 220 рабочих мест,

• Эффективность продаж и маркетинговой активности выросла на 12% без увеличения штата сотрудников,

• Реализована возможность анализировать, принимать бизнес-решения и распределять усилия персонала на основании объективных данных,

• Оперативное и прогнозное планирование производства позволили снизить складские запасы на 9%,

• Период выполнения заказов в среднем сократился на 1,5 дня,

• Анализ текущего состояния бизнеса позволил оптимизировать бизнес-процессы функционирования коммерческой службы, в результате конверсия обращений заказчиков стала практически стопроцентной,

• Автоматизированная подготовка регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства позволила высвободить 2 рабочих дня финансовой службы в период сдачи.

Федчун Юрий, начальник IT-отдела "Апогей-металл": "Результаты проекта оцениваются нами однозначно положительно – мы получили ИТ-продукт в виде единой комплексной системы управления, обладающей полным функциональным покрытием, соответствующим нашим потребностям и ожиданиям наших заказчиков. Значительно увеличены качество и скорость работы, наша нацеленность на реализацию стратегии удержания клиентов и развития отношений с ними в полной мере реализуется, этому способствуют, в том числе, и средства автоматизации бизнеса, внедренные с помощью экспертов Савеловского офиса компании "Первый БИТ"."