Азия-Фарма в Монголии вдвое увеличила оптовые продажи с помощью 1С:Управления торговлей

Внедренческий центр "Домино Софт" автоматизировал крупнейшую в Монголии сеть аптек и фармацевтических оптовых центров "Азия-Фарма" ХХК. Решение "1С:Управление торговлей 8" внедрено в центральном офисе, на оптовых складах и в розничных торговых точках сети. Теперь условия поставки товара и правильность закупочных, оптовых и розничных цен взяты под строгий контроль, что повысило доверие клиентов и позволило вдвое увеличить оптовые продажи. Автоматизация учета продаж по льготным рецептам позволила сократить задержку возмещения льгот из бюджета, что исключило риск убытков из-за ошибок сотрудников.

Торговая фармацевтическая компания "Азия-Фарма" ХХК существует более десяти лет и обеспечивает лекарствами более трети населения Монголии. Компания динамично развивается и расширяет сеть входящих в нее аптек и фармацевтических оптовых центров. "Азия-Фарма" ХХК является партнером нескольких десятков фармацевтических холдингов, как в своей стране, так и за рубежом, и предлагает покупателям порядка 4 тысяч наименований и форм выпуска лекарственных средств. Столь широкая линейка номенклатуры товара является существенным конкурентным преимуществом компании, но при этом ставит сложные задачи в управлении и планировании закупок и продаж. Кроме того, в компании применяются различные системы скидок для оптовых продаж и розничные продажи по льготным рецептам. В последнем случае требуется формирование отчета для местного фонда медицинского страхования, возмещающего причиненный льготой убыток.

Ранее при работе с оптовыми покупателями зачастую возникали сложности с расчетом скидок и соблюдением сроков их действия. Расчет отгрузочных цен с учетом скидок требовал значительных трудозатрат, подготовка документов по отгрузке затягивалась иногда до 5-7 рабочих дней, что все равно не исключало возникновения ошибок и в дальнейшем влекло за собой дополнительные трудозатраты на перерасчеты.

Большая доля ручного труда при ведении учета приводила к затягиванию сроков исполнения заказов, сбоям поставок, непрозрачности контроля исполнения заказчиками обязательств по закупкам, несоблюдению нормативов отпуска льготных препаратов. Это негативно влияло на взаимоотношения с заказчиками и на эффективность бизнеса в целом, увеличивало сроки возмещения средств из бюджета, не позволяло строить реальных планов по расширению бизнеса, увеличению торговых точек и построению новых оптовых складов, хотя подобные планы у руководства компании были.

Руководство признало необходимость создания новой информационной системы и рассмотрело различные варианты автоматизации задач управления торговлей, предлагаемые IT-компаниями Монголии. Однако ни одно из предлагаемых решений не устраивало руководителей "Азия-Фарма" ХХК, поскольку либо не решало всех поставленных задач, либо было слишком дорогим.

Все решил случай. Представители "Азии-Фарма" ХХК, находясь в Москве для ведения переговоров с российскими партнерами в фармацевтической области, поселились в гостинице "Космос", где в это время проходил очередной семинар партнеров фирмы "1С".

Генеральный директор компании "Азия-Фарма" ХХК Баяржаргал Гунгаа рассказывает: "До этого мы никогда не слышали о фирме "1С", но увидев огромный желтый шар в холле гостиницы и большое количество людей в желтых футболках, захотели узнать, что за конференция здесь проходит... нам рассказали о компании "1С" и о направлениях ее деятельности, и в итоге у нас создалось впечатление, что это крупная и серьезная компания, которой можно доверять".

Непосредственное знакомство с решениями фирмы "1С" состоялось на встрече руководителей "Азия-Фарма" ХХК со своими партнерами - сотрудниками одного из крупных фармацевтических холдингов России. Продемонстрированный российскими коллегами успешный опыт использования программных продуктов фирмы "1С" на российском фармацевтическом рынке, позволил сделать предположение о возможности использования аналогичных решений в Монголии. Для выбора программного продукта, внедрения и настройки системы российские коллеги посоветовали руководству "Азия-Фарма" ХХК обратиться к Внедренческому центру "Домино Софт", с которым в течение нескольких лет успешно сотрудничали.

В качестве основы для автоматизации управления задач компании было выбрано "1С:Управление торговлей 8", поскольку многие возможности, реализованные в типовом функционале программы, являются актуальными вне зависимости от национальных особенностей и стандартов.

Внедрение было завершено в установленные сроки и без превышения запланированного бюджета. Новая система была развернута на 20 рабочих местах. На сегодняшний день можно отметить следующие результаты проекта:

В договорах с оптовыми покупателями теперь реализована возможность указывать обязательные объемы закупок и в дальнейшем учитывать выполнение партнерами этих обязательств. Для удобства была разработана система управления периодами планирования продаж. Например, планы закупок противовирусных препаратов составляются с учетом сезонного роста заболеваемости в холодный период, что бы обеспечить возрастающий спрос и исключить вероятность дефицита лекарственных средств. Планирование осуществляется как в стоимостной, так и в количественной оценке. Значительно сокращены трудозатраты на составление ежемесячного плана закупок и продаж лекарственных препаратов, что положительно сказывается на самих продажах и на работе фирмы в целом.

Автоматизирован учет льготных рецептов, отчеты по ним формируются в установленной государством форме. Компания теперь застрахована от убытков от сверхнормативного отпуска препаратов по льготным рецептам или штрафных санкций за непредоставление льготы, компенсация за льготный отпуск товара поступает в должном объеме.

В системе реализовано автоматическое формирование стандартизированного наименования лекарственного препарата, исходя из его лекарственной формы, дозировки, формы выпуска и т.д. Выполнена интеграция системы учета номенклатуры с нормативно-справочной информацией о медикаментах, разработанной Министерством здравоохранения Монголии.

Теперь сотрудники компании, отвечающие за продажи, имеют возможность быстрого доступа к описанию лекарственных препаратов, их особенностей и противопоказаний. Это позволило в свою очередь повысить качество обслуживания покупателей и повысить их лояльность к аптечной сети компании.

Созданная информационная система объединила управление розничными магазинами и оптовыми центрами холдинга. Появилась возможность оперативного контроля и управления деятельностью в режиме реального времени.

В ближайшее время компания планирует ввод в эксплуатацию новых складов, а также интернет-сервиса для клиентов, который будет взаимодействовать с "1С:Управление торговлей 8" в режиме онлайн.

Баяржаргал Гунгаа, руководитель компании "Азия-Фарма" ХХК, так комментирует результаты проекта: "Созданная на базе "1С:Предприятие 8" система существенно упростила мою работу, избавила меня от множества рутинных дел. Освободившееся время я могу посвятить развитию новых направлений. Благодаря реализации проекта у компании появились новые возможности, о которых мы не могли думать раньше".