Компания «Импорт-Офис» выстраивает эффективную кадровую политику

Специалисты киевского филиала 1С:Первого БИТа (1С:Бухучет и Торговля) завершили проект по оптимизации кадровой политики в ООО «Компания «Импорт-Офис». С помощью современного программного продукта «1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом для Украины» на предприятии была создана глобальная информационная система, позволяющая осуществлять единую политику кадрового учета и расчета заработной платы во всех подразделениях. В результате повысилась прозрачность расчета и начисления премий сотрудникам, были оптимизированы процессы кадрового документооборота. Временные и трудозатраты персонала снизились в несколько раз, а количество ошибок в работе сократилось. Руководство получило возможность эффективного распределения трудовых ресурсов и оценки кадрового потенциала фирмы.

Основным направлением деятельности ООО «Компания «Импорт-Офис» является организация оптовых поставок канцелярских товаров и товаров для офиса. На сегодняшний день компания является одним из лидеров рынка, имеет широкую и эффективную сеть дистрибуции.

Ранее учет кадров и расчет заработной платы на предприятии осуществлялся с помощью различных информационных систем. У каждого подразделения была индивидуальная кадровая политика, система начисления премий, перечень должностей. Из-за разнородности сведений процесс консолидации данных о расходах на персонал был затруднен. Руководство не получало оперативную информацию о взаиморасчетах с сотрудниками, кадровом составе и распределении трудовых ресурсов. Было сложно контролировать и планировать расходы на оплату труда.

Для решения задачи эффективного управления персоналом было принято внедрить систему «1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом для Украины». Исполнителем проекта выступила компания «1С:Первый БИТ». Ее специалисты провели обучение пользователей, разработали комплекс инструкций по работе с подсистемами. В короткие сроки был настроен перенос данных кадрового учета и данных для расчета среднего заработка отпусков и больничных из ранее использовавшихся систем.

Внедрение «1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление персоналом для Украины» позволило автоматизировать учет персонала по категориям должностей, тарифным разрядам, видам занятости, текущему состоянию (в штате, временно не работает, уволен и т.п.); учет и контроль окончания сроков действия кадровых приказов; учет замещений и совмещений сотрудников с возможностью проведения анализа кадрового состава и формирования штатной расстановки с учетом замещений; планирование фонда оплаты труда с учетом занятых и вакантных ставок; расчет квартальной и годовой премий с учетом показателей эффективности по подразделениям с возможностью автоматического заполнения показателей.

В результате проекта были расширены возможности для анализа текущего состояния кадровых ресурсов. Управленческие отчеты по кадровому составу, плановым и фактическим затратам на персонал формируются в режиме реального времени. Руководство получило возможность контролировать занятость и распределение кадровых ресурсов, оценивать потребность в персонале и эффективность работы сотрудников. Значительно сокращены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. Создание унифицированной системы позволило обеспечить прозрачность и единообразие начислений дополнительных выплат сотрудникам. Руководство может видеть отчеты по каждому подразделению и анализировать, какие фонды были потрачены на премии, насколько начисление премий соответствует необходимому для этого уровню показателей эффективности сотрудников.