Управляйте документами в интересах вашего бизнеса

Специалистами компании «ИнтерТраст» разработана новая версия системы автоматизации документооборота, делопроизводства и документоориентированных бизнес-процессов – CompanyMedia 3.3, значительно расширяющая функциональные возможности CompanyMedia.
Главным преимуществом CompanyMedia 3.3 стало встраивание в ядро системы технологии workflow, с помощью которой могут быть автоматизированы сложные маршруты движения документов. Если раньше с этой целью использовалась система «CompanyMedia-Workflow», то в версии 3.3 подобным функционалом обладают все системы CompanyMedia, где есть потребность управлять маршрутами движения документов.
С помощью механизма workflow можно создать схему любого делового процесса (например, учет заявок, формирование заказов, сложное согласование, выдача кредитов), прописав все его стадии (к примеру, совместная подготовка документа, согласование, последовательное/параллельное его движение, утверждение документа), условия перехода с одной стадии на другую, возвратов на ранние стадии, появлении данных во внешних информационных системах, других системах CompanyMedia.
Характерной особенностью управления процессами можно назвать возможность описания в одном процессе движения разных документов и возможность управления движением одного документа в разных процессах.
Другой особенностью является графическое представление протекания процесса (используется нотация BPMN и формат хранения описания процесса XPDL, а также импортируются модели, разработанные в ARIS или VISIO). Таким образом, CompanMedia обеспечивает возможность управлять движением документов в соответствии с правилами, указанными в моделях бизнес-процессов, разработанными аналитиками организации в привычной им программной среде.
Версию 3.3 отличает более удобный web-интерфейс, в котором осуществлена возможность представления документов в виде списков с колонками (по номеру документа, дате его регистрации, виду, подписи, адресату), отображение иконок и иерархии истории исполнения документа, поручений, отчетов о его исполнении. Подобный стиль отображения информации существенно улучшает навигацию по спискам документов и визуальное восприятие состояния исполнения документов.
В рамках версии 3.3 реализован также ряд других усовершенствований ядра системы (ActiveFrame), включающего необходимые базовые сервисы, эксплуатируемые всеми системами линейки CompanyMedia (справочники, сервисные функции, средства управления, мониторинга и администрирования).
Так, справочник «структура организации» стал отражать штатную структуру компании с иерархией подразделений и должностей, а также соответствовать принципам работы, существующим в кадровой информационной системе организации, что позволяет однозначно обрабатывать такие изменения по кадровым данным как переводы, назначения на несколько должностей, освобождение с должности.. В результате успешно решается задача смены руководителя высшего звена, под которым есть иерархия структуры.
Улучшена работа системы в компании со сложной территориальной структурой. В частности, в новой версии устранена проблема «доставки уведомления о новом документе раньше доставки его самого», устранены определенные трудности взаимодействия филиалов, находящихся в разных часовых поясах, когда в одном часовом поясе дневное время и работают пользователи, а в другом часовом поясе ночь и с документами работают серверные агенты, производящие процедуры обновления, связанные с изменением справочных данных.
В соответствии с конфигурацией площадок (офисов), где установлены серверы ограничен поток информации: теперь документы передаются на серверы этих площадок в минимальном необходимом объеме, обусловленным работой на этих площадках пользователей, указанных в документах баз данных. Ранее такая возможность распространялась лишь на корпоративные базы данных, реплицируемые между разными организациями. Теперь эта задача решена и для баз данных, реплицируемых внутри одной организации, территориально-распределенной по разным площадкам.
Увеличена глубина контроля исполнения документов, переданных в другую организацию, где тоже установлена системы CompanyMedia: на передающей стороне в базе «Исходящие документы» автоматически формируется сводка о доставке документа в организации-получатели, сводка о регистрации документа, а также вся иерархия исполнения документа - резолюции и отчеты об их исполнении.
Расширены возможности систем «CompanyMedia-Планирование» (система предназначена для планирования работ и контроля всех пунктов плана), «CompanyMedia-Заседания» (предназначена для информационной поддержки проведения заседаний и совещаний коллегиальных органов управления компании), «CompanyMedia-Документы» (для совместной подготовки различного рода документов, коллективной работы над ними, создания разнообразных библиотек электронных документов с развитыми возможностями построения папок и хранения документов с целью дальнейшего их использования), «Центр отчетов» (система дает возможность строить отчеты любой сложности по данным, хранящимся в базах данных Lotus/Domino, в том числе и системе электронного документооборота CompanyMedia).
В новой версии CompanyMedia была усовершенствована технология «Locker» (обеспечивает защиту документов в среде Lotus Notes сертифицированными средствами), в результате чего появилась возможность использования ЭЦП в поручениях, резолюциях и отчетах об их исполнении, автоматической проверки ЭЦП при открытии документа, стал существенно более информативен диалог проверки подписи, максимально улучшено администрирование Locker, реализованы другие важные возможности.
В составе CompanyMedia 3.3 выходит новая система «CompanyMedia-Информационно-справочная система», разработанная для публикации и хранения в ней официальных действующих и устаревших нормативных, а также организационно-распорядительных документов (уставов, положений, приказов, правил, инструкций и т.д.), предназначенных для использования в информационно-справочных целях.
CompanyMedia модифицировалась с учетом пожеланий партнеров и клиентов компании. В ней реализованы многие необходимые механизмы для автоматизации документооборота, делопроизводства и документоориентированных деловых процессов, ориентированные прежде всего на решение бизнес-задач заказчика.