«LukoilMedia»: 10 лет крупнейшей в России системе электронного документооборота и автоматизации делопроизводства

Весной 2007 г. принято решение о дальнейшем комплексном совершенствовании системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «LukoilMedia» (СЭДиАД «LukoilMedia»).

К 2010 крупнейшая на сегодняшний день СЭДиАД будет установлена не менее чем в 80% организаций Группы «ЛУКОЙЛ». Программное обеспечение «LukoilMedia» было разработано в 1997 году для автоматизации делопроизводства в ОАО «ЛУКОЙЛ».

Данное решение представляет собой программный комплекс, объединяющий все необходимые компоненты для создания документоориентированной информационной системы: «LukoilMedia-Делопроизводство», «LukoilMedia-Заседания», «LukoilMedia-Библиотека документов» и др.

СЭДиАД «LukoilMedia» включает 18 различных бизнес-приложений и автоматизирует все процессы работы с документами: подготовку, визирование, регистрацию, рассылку, контроль исполнения, внесение в архив.

В течение десяти лет система активно развивалась и модифицировалась силами специалистов ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» и ОАО «ЛУКОЙЛ» при участии сотрудников «ИнтерТраст», а также специалистов других компаний-подрядчиков.

На сегодняшний день «LukoilMedia» является корпоративным стандартом, работает в головном офисе и в 40 дочерних обществах Компании. Пользователями системы являются более десяти тысяч человек – это одна из крупнейших в России корпоративных систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Эксплуатация СЭДиАД «LukoilMedia» дает ощутимые выгоды:

• благодаря «LukoilMedia» организации Группы «ЛУКОЙЛ» фактически существуют в едином информационном пространстве: территориальная распределенность предприятий не препятствует решению управленческих задач и обмену информацией;

• единая для всех предприятий система регистрации и хранения документов обеспечивает надежность хранения документов и оперативный доступ к ним, предоставляет пользователю возможность в любой момент обратиться к информации, необходимой для исполнения его должностных обязанностей;

• наличие типовых бланков упрощает операции подготовки типовых документов, составления списков рассылки;

• за счет реализации автоматического контроля хода исполнения документов и поручений по ним повышается исполнительская дисциплина сотрудников;

• оптимизируются процессы документационного обеспечения подготовки и проведения совещаний.

Эффективность эксплуатации системы зависит от максимально полного охвата ею всех организаций Группы «ЛУКОЙЛ». В связи с этим было принято решение о необходимости осуществить к 2010 году внедрение системы в большинстве (не менее 80% в противовес сегодняшним 30%) организаций Группы «ЛУКОЙЛ».

В ближайшие три года развитие существующей системы будет проводиться по трем направлениям:

• развитие функциональных возможностей и удобства пользования системой (дополнение «LukoilMedia» новыми технологиями и функциями, в частности, WEB-интерфейс, технология WorkFlow, рабочие места на основе КПК или других мобильных устройств; совершенствование настройки маршрутов согласования документов, управления жизненным циклом документов, механизмов поиска документов);

• ввод в эксплуатацию системы «Корпоративный тренинг» (система позволит проводить дистанционное и заочное обучение, тестирование пользователей «LukoilMedia» и др.);

• развитие нормативно-методической базы по электронному документообороту.

Все эти работы нацелены на создание условий перехода к полностью безбумажному документообороту, а также максимальному расширению количества рабочих мест системы – с учетом ориентации не только на специалистов в области делопроизводства, но и руководителей всех уровней, а также рядовых исполнителей.

Установка системы в большинстве организаций Группы «ЛУКОЙЛ» позволит существенно сократить время поиска документов и ускорить доставку управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений.

Увеличение числа пользователей минимизирует случаи утери документов и сократит число ошибок при обработке больших потоков документов, облегчит доступ к корпоративной информации. Помимо управленческих и организационных эффектов – обеспечение соответствия работы сотрудников организаций существующим правилам, нормам, регламентам и законам – снизятся затраты на копирование внутренних документов, расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов.

Валерий Тихомиров, начальник управления корпоративных информационных систем ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ», отмечает: «В конечном итоге модифицированная система обеспечит учет потребностей всей Группы компаний «ЛУКОЙЛ», позволит наладить эффективное взаимодействие сотрудников всех входящих в Группу организаций».

ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» является головной организацией по информационно-технологическому обеспечению Группы «ЛУКОЙЛ», крупнейшим в России и СНГ поставщиком услуг и решений в области ИКТ. 12 филиалов ООО "ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ" созданы в регионах деятельности предприятий группы на всей территории РФ. Задачи компании – внедрение, сопровождение и развитие интегрированных информационных систем для решения бизнес-задач; оптимизация бизнес-процессов для достижения стратегических целей и повышения эффективности на каждом участке деятельности нефтяной компании; обеспечение бесперебойной работы приложений, телекоммуникационного и технологического оборудования; предоставление консалтингового и технологического сервисов мирового уровня на базе передовых технологий, продуктов и решений.

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru.